Uw organisatie

Het organisatorisch inregelen van het systeem kan op verschillende manieren en is sterk afhankelijk van de wijze waarop een organisatie het Regis't instrument wil inzetten. De mogelijkheden zijn:

• Centraal, bijvoorbeeld: centrale staf met eigen mensen voor de uitvoering
• Decentraal, de beheerder delegeert alles naar de individuele locaties
• Mix, afhankelijk van de situatie en deskundigheid ter plekke

Regis't is uitermate slim om zich aan te passen aan uw organisatie. Er zijn diverse mogelijkheden om Regis't in te zetten:

• Één centrale beheerder en één coördinator voor één of meer vestigingen
• Één centrale beheerder en één coördinator voor alle vestigingen
• Kleine organisaties kunnen snel uit de voeten met onder andere de Quickstart

Accountbeheerder

• beheert de accounts voor coördinatoren

Vragenlijstbeheerder

• beheert de inhoud van de vragenlijsten
• stelt diverse programmainstellingen in
• kan organisatiebrede rapportages samenstellen

Coördinator

• brengt zijn deel van de organisatie in kaart (locatie, afdeling, werkplek)

• maakt accounts aan voor de gebruikers die hij erbij wil betrekken
• Start de deel-RI&E's en voert per deel-RI&E de taakverdeling van de workflow in:
  • Selectie van de RI&E onderwerpen
  • Invullen vragenlijst
  • Opvolging gewenst en zo ja, met welke maatregelen
  • Toewijzen van taken (actiepunten) die voortkomen uit de maatregelen
  • Toetsing en vrijgave
• Voortgangsbewaking van de diverse RI&E taken
• Voortgangsbewaking van de actiepunten uit het plan van aanpak

De coördinator heeft naast bovenstaande taken, eigenlijk twee rollen:

Uitvoerend: als uitvoerende geldt dezelfde werkwijze als voor de gebruiker.

Coördinerend: als coördinator stuurt hij het RI&E proces aan. Om het verschil goed duidelijk te maken zijn de tabbladen in deze fase dan groen in plaats van blauw.

Voortgangsbewaking van RI&E's

• Heeft één of meerdere taken in de uitvoering van de RI&E
• Kan actiepunten toegewezen krijgen om uit te voeren
• Kan dezelfde persoon zijn als de Coördinator (bijvoorbeeld in een kleine organisatie)

Verzamelen en beoordelen

Een deel-RI&E bestaat uit verschillende taken. Per taak kan een andere gebruiker worden aangewezen. Een gebruiker kan meerdere taken hebben in meerdere deel-RI&E’s.

Via het tabblad Taken ziet de gebruiker bij welke deel-RI&E er een taak moet worden uitgevoerd. Zodra de status wijzigt ontvangt de (andere) gebruiker van de opvolgende taak automatisch een e-mail (met inloglink). Indien alle taken van de deel-RI&E zijn afgehandeld, wordt deze van Uitvoering verplaatst naar Afgehandeld.

Arbodeskundige:

• Bepaalt samen met u de inhoud van de te gebruiken vragenlijsten
• Ondersteunt bij het RI&E proces
• Neemt deel aan project team
• Toetst de uitvoering van de deel-RI&E’s